Offre d'emploi
Chargé de mission administrative F/H
Description du poste
Le poste
Nous recherchons un(e) Chargé(e) de mission administrative pour piloter et fiabiliser l'ensemble des processus administratifs, RH, logistiques et financiers de l'entreprise. Poste transverse et polyvalent, à forte dimension opérationnelle, avec une dynamique projet importante : vous serez notamment moteur dans les chantiers de structuration des process et d'automatisation des outils (Notion, plateformes internes, digitalisation des flux), en lien avec les équipes concernées.
Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise avec les outils numériques, capable de gérer un périmètre large tout en étant force de proposition sur l'amélioration continue des méthodes de travail.
- Facturation client (100 % des factures envoyées mensuellement – Esabora)
- Dépôt sur plateformes de marchés publics (Chorus / Ediflex)
- Gestion des cautions intérim (demandes, GAPD, RG, suivi des levées, gestion des plafonds)
- Relances clients / gestion des impayés : reporting, fichier de suivi, relances téléphoniques et écrites, mises en demeure via huissier, suivi Notion
- Accréditations et conformité : registre et renouvellement des certifications (RGE, etc.)
- Assurances : suivi des polices, des sinistres et des dossiers d'indemnisation (registres Notion, déclarations et suivi)
- Accueil et qualification des flux entrants, suivi des demandes clients (CRM prospect à jour)
- Relances clients (devis) et suivi post-chantier
- Gestion des dossiers d'appels d'offres publics : dépôt sur plateforme, gestion administrative, suivi des questions/négociations, renseignements sur les aides CEE
- Suivi administratif général : mise à jour des documents légaux, gestion du courrier, mise à jour des bases Notion
- Contribution active aux projets d'amélioration des process internes du Groupe
- Participation à la mise en place de nouveaux process et de nouveaux outils
- Rôle moteur (sans nécessairement être chef de projet) dans les initiatives de digitalisation et d'automatisation des flux administratifs
- Planification et suivi de la maintenance
- Tenue du registre des réparations (Notion) et rapports de suivi
- Assignation des véhicules (Notion)
- Paiement et suivi des contraventions
- Mise à jour du tableau LOCAFLEET
- Achats de matériel (IT, fournitures) et tenue de la liste du matériel référencé (Notion)
- Achats de fournitures IT (Amazon)
- Gestion des contrats fournisseurs (frais généraux) : registre (Notion), calendrier des échéances et alertes
- Gestion des sous-traitants : registre à jour, contrats et contrats-cadres (YouSign), déclarations et agréments MOA/MOE
- Suivi des stocks d'outillages et d'EPI : registre et commandes
- Cycle de vie collaborateur et droit social : gestion des entrées/sorties de personnel
- Remise des kits vêtements et EPI
- Suivi des formations : demandes de remboursement et gestion des factures Constructys
- Gestion des archives physiques et numériques (mise à jour Dropbox)
Profil recherché
- Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites ou technique (BTP, industrie, services)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils collaboratifs (Notion, YouSign, plateformes de dématérialisation)
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion
- Esprit d'initiative et appétence pour l'amélioration continue des process et l'automatisation
- Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en transversal avec plusieurs services (RH, commercial, comptabilité, technique)
Présentation de l'entreprise
K2 Energies est une entreprise Bordelaise spécialisée dans les travaux de construction/rénovation dans les domaines du génie climatique et génie électrique.
Sa vocation est de fournir aux donneurs d’ordre de la rénovation une prestation fiable et performante ‘de bout en bout’ et répondant aux attentes de leurs clients en matière de confort thermique et d'efficacité énergétique.
Année de création
Collaborateurs
Age Moyen
Chiffre d’affaires
